Teams uitbreiding

Teams Uitbreiding

INHOUD

1. Insluitende lezer

2. Leden van een team dempen

2.1 Dempen voor posts

2.2 Dempen van deelnemers in een vergadering

3. Opdrachten / punten

3.1 Opdracht aanmaken

3.2 Taak / toets aanmaken via MS Forms

3.3 Opdracht maken en inleveren (student)

3.4 Opdracht evalueren / feedback geven

4. Delen / samenwerken binnen Teams

4.1 Mappenstructuur

4.2 Bestanden in spotlight

4.3 Office-documenten

5. Synchroniseren van mappen / gedeelde bibliotheken

5.1 Synchroniseren vanuit Teams

5.2 Synchroniseren / snelkoppeling vanuit OneDrive

6. Privé-kanalen (voor groepswerk)

7. Breakout Rooms (aparte vergaderruimten)

7.1 Gebruik tijdens een vergadering

7.2 Vooraf ingeplande vergadering

7.3 Instellingen

8. Vergadering (enkele extra functies)

8.1 Opname vergadering voor langere tijd bewaren

8.2 Iemand uit een vergadering verwijderen

1. Insluitende lezer

Filmpje inleiding insluitende lezer:

Voor heel wat leerlingen is het niet makkelijk om teksten grondig door te nemen. In MS 365 wordt er voor vrijwel alle Apps een insluitende lezer ter beschikking gesteld. Voor zowel de chatberichten in het tabblad posts als alle Office-documenten in het tabblad bestanden kan de insluitende lezer worden opgeroepen.

Wat kan je onder meer met deze functie doen?

    • Je kan berichten in teams laten voorlezen, teksten in Word laten voorlezen, …
    • Voor leerlingen met dyslexie kan je ook nog extra opties instellen (vb. lettergrepen tonen, een regelfocus instellen).
    • Ook kan je op het vlak van grammatica heel wat zaken tonen (vb. zelfstandige naamwoorden, werkwoorden, …).
    • Tot slot kan je ook een tekst in een andere taal laten zetten, wat dan weer interessant kan zijn voor (ex-)OKAN leerlingen.

We maken even het onderscheid tussen het gebruik van de insluitende lezer voor berichten in de chat (posts) én het gebruik van de lezer voor Office-documenten in het tabblad bestanden.

POSTS

Werkwijze:

    • Klik bij een bericht op de drie puntjes.
    • Selecteer de optie ‘Insluitende lezer’.
    • Laat het document voorlezen door op de play-knop te drukken. Activeer indien gewenst bepaalde instellingen (zie hieronder in het filmpje bij de office-documenten)

OFFICE-DOCUMENTEN

Werkwijze: 

    • Open een Office-bestand vanuit het tabblad bestand.
    • Selecteer het tabblad beeld en klik op de optie ‘Insluitende lezer’.
    • Laat het document voorlezen door op de play-knop te drukken. 
      • Naast de play-knop is de knop ‘instellingen voor stem’ beschikbaar. Hier kan je de voorleessnelheid en stem aanpassen.
      • Rechtsboven in de werkruimte van de insluitende lezer kan je doorklikken om de ‘Testkvoorkeuren’, ‘Grammaticaopties’ en ‘Leesvoorkeuren’ aan te passen.

Tekstvoorkeuren

Grammaticaopties

Leesvoorkeuren

2. Leden van een team dempen

Het is mogelijk om leden van een team (tijdelijk) te dempen. Je kan dit enerzijds doen voor het geven van opmerkingen in het tabblad posts. Anderzijds is het ook mogelijk om deelnemers tijdens een online vergadering te dempen.

2.1 Dempen voor posts

Werkwijze:

    • Selecteer meer opties Knop Meer opties van de tegel van uw team.

    • Selecteer Team beheren.

  •  
    • Selecteer het tabblad Leden. Uw leerlingen/studenten worden hier weergegeven. Schakel het selectievakje onder leerlingen/studenten dempen in om te voorkomen dat leerlingen/studenten opmerkingen kunnen maken of schakel het selectievakje top in om alle leerlingen in één keer te dempen.

De leerlingen/studenten die je hebt gedempt kunnen geen posts meer toevoegen binnen het volledige team (= over alle kanalen heen). LET OP: Ze kunnen wel in de aparte chatmodule (= buiten het team om) wel nog chatten/berichten sturen. 

2.2 Dempen van deelnemers in een vergadering

Tijdens een online les is het handig dat er afspraken bestaan aangaan het gebruik van de microfoon. Als iedereen door elkaar praat, kan dat namelijk erg onaangenaam zijn. Wanneer de voor de hand liggende afspraken (vb. handje opsteken) onvoldoende zouden blijken, dan is het mogelijk om enkele/alle leerlingen te dempen. Daarna is het belangrijk of je wenst dat de gedempte deelnemer zijn microfoon terug kan activeren. Het vereist namelijk extra instellingen om ervoor te zorgen dat deelnemers de demping niet meer kunnen opheffen.

BELANGRIJK:

1. Je kan het gebruik van de microfoon zowel voor als tijdens de vergadering beheren!

2. Je kan als organisator/presentator een deelnemer dempen. Het opheffen van de demping dient de deelnemer zelf te doen.

2.2.1 Voor de vergadering

Nadat u de vergadering hebt gepland en de uitnodiging hebt verzonden, kan de organisator van de vergadering de microfoons en camera’s uitschakelen, zodat deelnemers deze niet kunnen gebruiken tijdens de vergadering. Alle deelnemers (maar geen presentatoren) nemen deel aan de vergadering met microfoon en camera uit. 

1. Ga naar Agenda en dubbelklik op de vergadering.

  1. 2. Selecteer ‘Vergaderopties’ boven aan het scherm.

  1.  3. Schakel de microfoon Toestaan voor genodigden uit? of Camera toestaan voor genodigden? in/uit en selecteer Opslaan. Deze instellingen zullen standaard geactiveerd worden bij de opstart van je vergadering.

2.2.2 Tijdens de vergadering

De organisator en presentatoren kunnen de microfoon van alle deelnemers, of van personen, op elk moment tijdens de vergadering uitschakelen.

Microfoon van alle deelnemers in- en uitschakelen:

    • Klik op de optie ‘Allen dempen‘ of selecteer Meer opties Pictogram voor meer opties in Microsoft Teams naast Deelnemers en vervolgens op allen dempen.
  •  
    • Microfoons van de deelnemers worden daarna grijs weergegeven.

Microfoon van één deelnemer in- en uitschakelen:

    • Klik op de optie Pictogram voor meer opties in Microsoft Teams naast een deelnemer en vervolgens op Deelnemer dempen.
  •  
    • De microfoon van de deelnemer wordt daarna grijs weergegeven.

LET OP: Volg je bovenstaande stappen, dan is het nog altijd mogelijk dat deelnemers de demping zullen kunnen opheffen. De oorzaak hiervan is dat de deelnemer nog teveel rechten heeft. Je brengt dit in orde door onderstaande stappen te doorlopen:

    • Klik in de balk bovenaan en selecteer ‘Vergaderopties’.
  •  
    • Selecteer bij ‘Wie kan presenteren?‘ de optie ‘Alleen ik‘ .
  •  
    • Nu kan je zowel over de volledige vergadering als bij een individuele deelnemer de nieuwe optie ‘Dempen opheffen niet toestaan‘ selecteren. Nu zullen de betrokken deelnemers niet meer de mogelijkheid hebben om hun microfoon te activeren.

3. Opdrachten / punten

3.1 Opdracht aanmaken

Ieder team van het type klas beschikt over de functie ‘Opdrachten’. De opdrachtenmodule kan je onder je teamnaam terugvinden (onder Class Notebook). 

Wanneer je een opdracht aanmaakt, zijn er drie mogelijkheden beschikbaar:

    • Vanuit bestaande: Starten van reeds beschikbare opdracht en deze beperkt aanpassen. BELANGRIJK: Je kan hierbij ook opdrachten gebruiken die je voor andere teams hebt aangemaakt!
    • Quiz: Gelinkt aan quizen die je gemaakt hebt met MS Forms (zie verder op deze pagina).
    • Opdracht: Starten met een nieuwe opdracht. Wanneer je een nieuwe opdracht opstart, dan moet je onderstaand formulier invullen.


      • Titel (verplicht)
        Geef een opdracht een duidelijke titel. Een handige optie is dat je de opdracht linkt aan bepaalde categorie (vb. spreken, luisteren, …)
      • Instructies
        Stappen / verwachtingen / doelen formuleren. Hoe duidelijker deze zijn, hoe makkelijker het voor de leerlingen is om te voldoen aan de verwachtingen. Hier kan je ook resources (bronnen) bijvoegen. Hierbij gaat het zowel over (1) documenten die de leerlingen moeten gebruiken (vb. invulblad), (2) bronnen die leerlingen moeten gebruiken (vb. tekst) en (3) . Daarnaast kan je ook linken naar het gebruik van bepaalde Apps.
        BELANGRIJK: Per resource moet je instellen of de leerlingen dit kunnen aanpassen of niet.
      • Punten:
        Je kan het werk van leerlingen waarderen via punten, eventueel gekoppeld aan een rubriek. Wanneer je een rubriek aanmaakt, kan je deze ook voor andere opdrachten gebruiken. Kies een duidelijke titel voor de rubriek, alsook goede onderverdelingen. Je kan enkel kwalitatief werken (= schriftelijke beoordeling) of ook kwantitatief werken (= met punten). Je kan de punten verdelen over meerdere rubrieken, waarbij je zelf de verdeelsleutel kiest. Je kan ook een rubriek op 0% laten meetellen (vb. attitude).
        BELANGRIJK: Rubrieken zijn over je teams heen beschikbaar!
    •  
      • Toewijzen aan:
        Je kan een opdracht toewijzen aan alle leerlingen of enkele leerlingen
  •  
      • Einddatum/eindtijd
        Deadline (optioneel). Het is standaard mogelijk om te laat in te dienen. Je kan ook een sluitingsdatum instellen, waardoor leerlingen niet meer kunnen indienen (vb. proefwerk, toets, …).
      • Opdracht toevoegen aan agenda
        Hier heb je verschillende mogelijkheden om een opdracht toe te kennen aan de agenda.
      • Meldingen over een opdracht naar een kanaal posten
        Leerlingen krijgen een boodschap en een melding in de kanalenlijst. Links in het menu van Teams, bij ‘Opdrachten’ (boekentas) zien de leerlingen de opdracht ook staan.

Het is mogelijk als docent om te bekijken hoe de opdracht eruit ziet voor de leerling (via functie ‘weergave voor leerlingen/studenten‘).

3.2 Taak/Toets aanmaken via MS Forms

3.2.1 Inleiding

Instructiefilmpje nog toe te voegen

De MS 365 App ‘MS Forms’ is niet alleen een heel handige tool om vragenlijsten en quizen te creëren. Daarnaast is het ook een ideale tool om taken en toetsen op te maken die je kan linken aan MS Teams. 

Werkwijze:

    • Meld je aan via https://www.office.com/ en klik door op de App ‘Forms’.

    • Klik door op de optie ‘Nieuwe quiz‘. Je komt nu in de werkruimte terecht waar je je taak/toets kan maken.

    • Geef de taak/toets een duidelijke naam en beschrijving. Voeg daarna de nodige vragen toe. Elke vraag kan je (eventueel) op punten zetten. Bij elke vraag kan je ook feedback voorzien.
      BELANGRIJK: Klik bij elke vraag de optie ‘Vereist’ aan, anders kunnen leerlingen een vraag blanco laten.

    • Er zijn verschillende types van vragen beschikbaar
      • Keuze: Dit soort vraag geeft diegene die het formulier invult de mogelijkheid om één keuze aan te duiden OF meerdere keuzes aan te duiden wanneer je de optie ‘Meerdere antwoorden‘ hebt aangevinkt. Je kan ook de keuze ‘Andere’ toevoegen, die zelf kan worden ingevuld.

Bij de opties heb je de mogelijkheid om de verschillende opties (= keuzemogelijkheden) in een willekeurige volgorde weer te geven en een ondertitel met extra info te voorzien.

      • Tekst: Bij dit soort vraag kan je standaard een kort antwoord invullen. Als je de optie ‘Lang antwoord‘ aanvinkt, dan wordt er een groter tekstvak voorzien. Wens je dat er verplicht een getal wordt ingevuld. Duidt bij de opties dan de functie ‘Beperkingen’ aan en maakt de juiste keuze.

      • Beoordeling: Hier ontwerp je een schaal met een aantal niveaus en een symbool (ster of getal).  Via de optie ‘Label’ heb je de mogelijkheid om je schaal te verduidelijken.

      • Datum: Via dit soort vraag zorg je ervoor dat er als antwoord een datum moet worden ingevuld.

Wanneer je bij het maken van een nieuwe vraag klikt op het pijltje naar beneden, verschijnen er nog drie nieuwe soorten vragen (classificatie, Likert en bestandsupload)

      • Classificatie: Bij dit soort vraag voorzie je een aantal opties, die in de juiste volgorde dienen te worden geplaatst. Deze vraag kan op verschillende manieren worden gebruikt (stappenplan, …).

      • Likert: Met behulp van dit soort vraag ontwerp je een tabel met verschillende stellingen. Belangrijk hierbij is dat je ook de verschillende keuzeopties verduidelijkt. Een normale Likert-schaal heeft 5 keuzeopties.

      • Bestandsupload: Via deze vraag kan de persoon die invult een bestand indienen. Je geeft zelf het maximum aantal bestanden en bestandsgrootte in.  Via de optie bestandstype kan je kiezen welk soort bestand kan worden ingediend.

3.2.2 Toets plannen via MS Teams

Werkwijze

    • Open het team waarvoor je een toets wil plannen.
  •  
    • Open de module ‘Opdrachten’, klik op ‘Maken’ en selecteer de functie ‘Quiz’.

    • Selecteer het formulier dat je als taak/toets wil gebruiken en klik op ‘Volgende’
    • Vul de nodige informatie in. Bij punten wordt er gebruik gemaakt van het puntenschema dat jij voor dit formulier hebt ingesteld. Tot slot kan je de taak/toets verwijderen, (tijdelijk) opslaan en toewijzen. Wijs je de taak/toets toets, dan krijgen de leerlingen hiervan een melding.

Voor het maken van de opdracht, het evalueren en het geven van feedback, verwijs ik naar de onderdelen 3.2 en 3.3 (zie hieronder)

3.3 Opdracht maken en inleveren (student)

De opdracht wordt bij elke betrokken leerling(e) beschikbaar gesteld via het onderdeel ‘Opdrachten’. Daarnaast kan je ook via het team naar de opdracht(en) gaan.

Een leerling maakt de opdrachten, controleert en levert in. Hij kan daarbij gebruik maken van het referentiemateriaal dat de leraar ter beschikking heeft gesteld. Ook kan de leerling zelf materiaal toevoegen.

Wil de leerling nog iets wijzigen, dan kan hij de inlevering ongedaan maken, aanpassingen doorvoeren en opnieuw indienen. Per keer dat ze inleveren, krijgt de docent een nieuwe versie ter beschikking. De docent kan er dus ook voor kiezen om enkel de eerst ingediende opdracht te evalueren.

3.4 Opdracht evalueren / feedback geven

De docent krijg een overzicht van wie heeft ingediend. Die kan je een kwalitatieve/kwantitatieve evaluatie geven, alsook extra schriftelijke feedback toevoegen. Leerling krijgt een boodschap als de leraar de taak retourneert.

4. Delen / samenwerken binnen Teams

4.1 Mappenstructuur

In elk team van het type ‘Klas’ is er in het kanaal algemeen, onder het tabblad ‘Bestanden’ een map Lesmateriaal beschikbaar.

De map lesmateriaal is de enige plaats in Teams waar leerlingen niks kunnen aan wijzigen, toevoegen en verwijderen. Aan alle andere mappen en bestanden die je aanmaakt buiten de map ‘Lesmateriaal’ kunnen de leerlingen wijzigen doorvoeren. Deze map is met andere woorden de ideale plaats om bronmateriaal te plaatsen. In deze map kan je wel nog de nodige mappen toevoegen om structuur te creëren.

Naast de map lesmateriaal, kan je natuurlijk ook gewoon mappen en bestanden aanmaken. Deze mappen en bestanden kan je verdelen over de kanalen die je hebt aangemaakt.

4.2 Bestanden in spotlight

Wil je een bestand (= opgeslagen binnen bestanden) ‘in de spotlight’ plaatsen? Dan zijn er verschillende mogelijkheden:

    1. Wens je één of enkele documenten te laten opvallen binnen het tabblad ‘Bestanden’? Dan kan je deze ‘Vastmaken aan de bovenkant’.

      Werkwijze:
      – Klik op de … naast het bestand.
      – Selecteer de optie ‘Vastmaken aan bovenkant’

      – Het bestand komt boven te staan en valt zo meer op. Wil je dit ongedaan maken? Klik dan terug op … en selecteer de optie ‘Pin bewerken’, ‘Losmaken’.

      BELANGRIJK: Plaats niet teveel bestanden aan de bovenkant. Doe dit enkel voor de bestanden die je op dat moment nodig hebt.

    2. Maak je vaak gebruik van een bepaald Office-document (Word, Excel, PowerPoint, …)? Dan is het misschien een goede optie om een apart tabblad te maken van dit bestand.


      Werkwijze:
      – Klik op de … naast het Office-bestand
      – Selecteer de optie ‘Tabblad van maken‘.

      – Dit bestand wordt nu een tabblad in het kanaal waarbinnen dit bestand beschikbaar is. Je kan het tabblad verwijderen door de muiscursor op het tabblad te plaatsen, op de rechtermuisknop te klikken en de optie ‘Verwijderen’ te selecteren.

    3. Wens je een bestand, beschikbaar in je bestanden, te delen via het tabblad ‘Posts’?

      Werkwijze:

      – Klik op de … naast het Office-bestand
      – Selecteer de optie ‘Koppeling kopiëren‘.

      – Klik nogmaals op

      kopiëren.

       

      – Ga naar het tabblad ‘Posts’ en maak een nieuwe post. Klik op de rechtermuisknop en plak de gekopieerde link. Eventueel typ je nog extra info.

       

    4. Wil je een bestand uploaden in een bericht (tabblad Posts)? Maak een nieuw bericht en klik op de paperclip (Bijvoegen).  Hierbij kan je één of meerdere bestanden op verschillende wijzen selecteren (Recent gebruikte bestanden, bladeren in teams/kanalen, OneDrive, uploaden vanaf mijn computer). 

4.3 Office-documenten

Het is binnen Teams ook heel handig dat leerlingen/studenten op een vlotte manier kunnen samenwerken in een Office-bestand (vb. Word). 

De docent kan in het tabblad ‘Bestanden’ documenten klaarzetten met in de bestandsnaam een duidelijke verwijzing naar wie moet werken in welk bestand. Een andere manier is om enkele privé-kanalen te maken die enkel zichtbaar voor bepaalde leerlingen en daarin een bestand te plaatsen. Privé-kanalen worden hieronder nog op deze pagina behandeld.

Wanneer leerlingen samenwerken in een office-bestand (vb. Word), dan kunnen ze tegelijkertijd in dit bestand werken én indien ze niet in dezelfde ruimte zitten ook gebruik maken van de functie ‘Gesprek’ om te communiceren/feedback te geven. Deze functie is beschikbaar als je het bestand (online) opent via Teams. In deze functie kan je ook met @-mentions werken.

5. Synchroniseren van mappen / gedeelde bibliotheken

5.1 Synchroniseren vanuit Teams

Je kan vanuit TEAMS bepaalde veelgebruikte mappen met bestanden synchroniseren naar jouw OneDrive-omgeving op je laptop. Concreet wil dit dus zeggen dat er een snelkoppeling (= directe link) beschikbaar wordt gesteld in je OneDrive-omgeving op je laptop.

LET OP: Een gesynchroniseerde map zal in je Windows verkenner beschikbaar worden gesteld via de hoofdmap ‘KITOS Scholen’ en niet via ‘OneDrive – KITOS Scholen’. Vind je dit omslachtig, bekijk dan ook even 5.2 voor een alternatief.

Werkwijze:

    • Open binnen een bepaald team het tabblad ‘Bestanden’.
    • Wens je een bepaald niveau te synchroniseren naar jouw OneDrive-omgeving, klik dan bovenaan in het menu op de functie ‘Synchroniseren’

5.2 Synchroniseren / snelkoppeling vanuit OneDrive

Wat vaak over het hoofd wordt gezien, is dat er binnen OneDrive een directe link is met de mappen/bestanden van je Teamsomgeving. De mappen- en bestandenstructuur van een team wordt ook wel een gedeelde bibliotheek genoemd.

Alle gedeelde bibliotheken van al jouw Teams zijn ook rechtstreeks toegankelijk vanuit  OneDrive. 

Werkwijze:

    • Surf online naar je OneDrive-omgeving (onedrive.live.com)
    • Links kan je onder het onderdeel ‘Snelle toegang‘ je gedeelde bibliotheken terugvinden.
    • Klik je op zo’n gedeelde bibliotheek, dan kan je alle mappen/bestanden raadplegen die ook via Teams beschikbaar zijn.

Je kan zelfs nog enkele stappen verder gaan. Zo kan je (1) een gedeelde bibliotheek synchroniseren en (2) een directe snelkoppeling leggen binnen jouw OneDrive omgeving.

1. Synchroniseren: Net zoals bij 5.1 leg je zo een link naar je OneDrive-omgeving op je laptop. Die link zal ter beschikking worden gesteld in de Windows-verkenner in je map ‘KITOS Scholen’.

2. Snelkoppeling (interessant alternatief !!!): Als je voor de optie ‘Snelkoppeling toevoegen naar Mijn bestanden‘ kiest, dan wordt er een directe link toegevoegd binnen je ‘OneDrive- KITOS Scholen‘ map. Deze snelkoppeling is zowel online als op je laptop beschikbaar. Je kan in je Windows  verkenner deze snelkoppeling nog een correcte plaats geven via ‘knippen’ en ‘plakken’.

Snelkoppeling in online OneDrive-omgeving

Snelkoppeling in Windows verkenner

Na een tijdje zal de snelkoppeling die je hebt gelegd in de online OneDrive-omgeving ook beschikbaar zijn via de OneDrive omgeving in je Windows verkenner.

Je kan deze snelkoppeling makkelijk knippen en plakken naar een logische plaats.

6. Privé-kanalen (voor groepswerk)

Zoals je reeds weet, heeft elk team standaard één kanaal, namelijk het kanaal ‘Algemeen’. Je kan altijd extra kanalen aanmaken en standaard zijn deze dan weer beschikbaar voor alle eigenaars en alle leden van dat team.

Nu bestaat er ook de mogelijkheid om een kanaal toegankelijk te maken voor enkele leden in plaats van voor alle leden. Dit noemen we ook wel een privé-kanaal.

Dit is bijvoorbeeld een goede optie wanneer:

    1. Je een groepswerk voorziet en niet wil dat de groepjes aan elkaars materiaal kunnen prutsen of naar elkaar materiaal kunnen kijken. Op elk moment kan de leraar wel het materiaal van elk van de groepjes checken en ook de nodige feedback voorzien!

    2. Je één team wil maken dat je gebruikt voor meerdere klasgroepen. Met behulp van de rechten zorg je ervoor dat de leerlingen enkel toegang hebben tot bepaalde kanalen.

Werkwijze:

1. Klik naast je teamnaam op de ‘…‘ en selecteer de optie ‘Kanaal toevoegen’

2. Geef het kanaal een naam, een beschrijving en selecteer bij Privacy de optie ‘Privé’.

3. Voeg de leden toe aan het kanaal.

4. Het kanaal wordt beschikbaar gesteld in de lijst. Je weet dat het een privé-kanaal is doordat er een slotje naast staat.

7. Breakout Rooms ​(aparte vergaderruimten)

Breakout rooms (= aparte vergaderruimten) kan je inzetten om bijvoorbeeld om collega’s of studenten tijdens een online vergadering in een groepje te zetten zodat ze gezamenlijk aan een opdracht kunnen werken of het over een bepaald onderwerp kunnen hebben. Je kan de collega’s/studenten automatisch (ad random) laten verdelen, of dit handmatig doen.

7.1 Gebruik tijdens een vergadering

Basis filmpje (enkele wijzigen in laatste versie worden besproken in de tekst)

Werkwijze (basis):

    • Start een online vergadering op.
    • Klik bovenaan in het menu op de functie ‘Aparte vergaderruimten‘.

    • Kies hoeveel ruimtes je wil aanmaken en hoe de verdeling van de deelnemers moet gebeuren.

    • In het zijvenster rechts zie je nu het overzicht van de ruimtes en de betrokken deelnemers. LET OP: Je ziet naast de teams de boodschap ‘gesloten’, wat betekent dat je momenteel nog met de volledige groep werkt.
    • Als je op de 3 puntjes naast een breakout room klikt, dan kan onder meer je de naam ervan wijzigen.
    • Boven het overzicht van de ruimtes, heb je een menu beschikbaar. Klik je op ‘Openen’, dan wordt de ruimtes geopend en de collega’s/studenten verdeeld. Je kan nog extra vergaderruimten maken door op de ‘+’ te drukken.  Klik je op de ‘Megafoon’, dan stuur je een aankondiging naar alle ruimtes (= enkel als ruimte geopend is). Klik je op de ‘cirkel’, dan worden de ruimtes gemaakt. Klik je op de ‘vuilbak’, dan worden de ruimtes verwijderen. Klik je op het ‘tandwiel’, dan kan je de instellingen bekijken en wijzingen (zie verder). 

    • Klik je op ‘Openen’, dan wordt de vergadering in ruimtes gestart. Je kan als organisator deelnemen aan één van de breakout rooms door op de ‘…‘ naast de ruimte te klikken en de optie ‘Deelnemen aan vergaderruimte‘ te klikken.

7.2 Vooraf ingeplande vergadering

    • Je kan tijdens een online vergadering de breakout rooms aanmaken en de deelnemers ad random of naar eigen keuze verdelen. Dit is echter niet altijd handig, want dit kost wat tijd. Een handig alternatief is dat je op voorhand, bij het plannen van je vergadering, reeds de nodige aparte vergaderruimten aanmaakt. Zo verlies je tijdens de effectieve vergadering geen tijd.


      Werkwijze:

      • Plan de vergadering in. 
      • Eens de vergadering is ingepland, open deze dan terug vanuit je agenda. Bovenaan is de functie ‘Aparte vergaderruimten‘ beschikbaar.

      • Kies hoeveel ruimtes je wenst aan te maken.

      • Klik je op de knop ‘Deelnemers toewijzen’, dan kan je dit terug op ‘Automatisch’ (= ad random) of ‘Handmatig’ wijze doen.

      • Je kan terug de namen van de ruimtes wijzigen.

7.3 Instellingen

In functie van een efficiënt gebruik van de breakout rooms, is het handig dat je een aantal instellingen in acht neemt.

Je kan de instellingen van je ‘breakout-sessie’ zowel op voorhand, als tijdens de vergadering bekijken en aanpassen.

Werkwijze op voorhand:

    • Open je ingeplande vergadering via de agenda.
    • Klik op de functie ‘aparte vergaderruimten’.
    • Klik rechts op het tandwiel.

Werkwijze tijdens vergadering:

    • Creëer tijdens je vergadering de aparte vergaderruimten.
    • Klik in het zijvenster rechts op het tandwiel.

Mogelijke instellingen:
    • Presentator toewijzen voor het beheren van ruimten
      Hierbij gaat het niet over een presentator die het woord heeft in de vergadering, maar eerder over iemand die ook ruimten kan creëren, aanpassen, starten en sluiten. Dit lijkt voornamelijk een handige functie om een collega / mededocent toe te voegen, maar niet voor leerlingen / studenten.

    • Een tijdslimiet instellen
      Je kan een vooropgestelde tijdslimiet instellen waarbinnen er in de ruimtes zal worden vergaderd. Deelnemers aan een aparte vergaderruimte kunnen zien hoelang de ruimte in totaal open zal staan. Nadat de tijdslimiet verstreken is, komen de deelnemers automatisch terug in de hoofdruimte terecht.

    • Personen automatisch verplaatsen naar vergaderruimten
      Dit staat automatisch aangevinkt. Bij het opstarten van de aparte vergaderruimten worden de deelnemers automatisch verplaatst.

    • Toestaan dat personen naar de hoofdvergadering teruggaan
      Dit staat automatisch uitgevinkt. Dit kan een handige functie zijn indien bijvoorbeeld de studenten weten dat de docent in de hoofdruimte zit. Wanneer er een vraag is vanuit een aparte vergaderruimte, kan één van de betrokken deelnemers dit eventueel even gaan vragen.

8. Vergadering (enkele extra functies)

8.1 Opname vergadering voor langere tijd bewaren

Elke Teams vergadering of gesprek kan worden opgenomen voor toekomstige weergave (zie pagina Teams basis). Na de opname zal er automatisch een link worden geplaatst in het tabblad ‘Posts’ van het kanaal waarin je de vergadering hebt laten plaatsvinden.

BELANGRIJK: Opnames die in het KITOS-platform werden opgenomen, hebben geen vervaldatum. Wel is het heel handig dat, wanneer je regelmatig gebruik maakt van deze functie, dan je je opnames verzamelt op een logische plaats. 

Werkwijze:

    • Je hebt een vergadering opgenomen. Er is hiervan een bericht beschikbaar in het tabblad ‘Posts’.
    • Klik op de ‘…‘ naast de voorvertoning van het filmpje en selecteer de optie ‘Openen’.

       

    • Je opgenomen vergadering wordt geopend in SharePoint. Klik bovenaan in het menu op ‘Kopiëren naar‘ en selecteer de gewenste plaats (vb. map Lesmateriaal => Daarin mapje opgenomen lessen). Daarna is je opgenomen vergadering beschikbaar op die plaats.

8.2 Iemand uit vergadering verwijderen

In uitzonderlijke gevallen wil je een deelnemer permanent verwijderen uit de online vergadering, omdat hij het efficiënte verloop ervan in het gedrang brengt.

Werkwijze:

1. Klik op het icoon voor Deelnemers bovenaan in de balk.

2. Klik op de drie puntjes naast de persoon die je presentator wilt maken en kies ‘Uit de vergadering verwijderen’.

Een verwijderde deelnemer kan niet meer deelnemen aan de lopende vergadering.