OneDrive basis
INFO
2.1 Werken via OneDrive app VERSUS werken via browser
2.2 Opstart met laptop school
2.3 Opstart met eigen toestel (niet school)
2.4 Opstart tijdelijk toestel (vb. klaslokaal)
3. Hoe beheer ik mijn data op OneDrive?
3.1 Algemeen
3.2 Gebruik Office Apps binnen OneDrive-omgeving
3.3 OneDrive App
3.4 Bestanden / mappen delen
1. Wat is OneDrive?
Via de app OneDrive heb je een online ruimte ter beschikking om data op te slaan. Op deze manier werk je “in de cloud”. Werken in de cloud biedt heel wat voordelen:
- Je gegevens zijn en blijven bereikbaar op elke locatie en op ieder apparaat.
- Je hebt een back-up beschikbaar van al je bestanden.
- Je kan op een eenvoudige manier bestanden/mappen delen met anderen. Het biedt dus mogelijkheden op het vlak van samenwerking.
- Je gegevens worden goed afgeschermd, dus het is ook een veilige manier van werken.
In realiteit worden je gegevens opgeslagen op de servers (= computers) van Microsoft. Deze data kan je eenvoudig ophalen via je eigen account op elk willekeurig apparaat (computer, laptop, tablet, smartphone), zolang je maar een internetverbinding hebt.
Eens je bent ingelogd, zullen je bestanden en mappen automatisch worden gesynchroniseerd (= zichtbaar op je computer en online geplaatst op de servers).
Vanuit onze school krijg je een Live-account van Microsoft. Met deze account kan je onder meer gebruik maken van OneDrive. Via dit platform kan je gegevens online aanmaken, bewerken, delen met anderen en samenwerken. Via de school krijg je een online ruimte van maar liefst 1 terabyte (= 1000 gigabytes) ter beschikking! Wanneer je zelf een eigen Live-login zou aanmaken, blijft de gratis OneDrive ruimte beperkt tot 5 gigabytes.
2. Hoe start ik met OneDrive?
2.1 Werken via OneDrive app VERSUS werken via browser
Je kan op twee manieren toegang krijgen tot jouw OneDrive ruimte:
- Via een browser (vb. Google Chrome, Microsoft Edge, Apple Safari).
- Via de OneDrive app die je installeert op je toestel.
WERKWIJZE BROWSER
- Surf naar onedrive.live.com en meld je aan met je e-mailaccount van Windows Live. Heb je die niet, dan moet je je eerst registeren. Je komt in onderstaande werkruimte terecht.
- Deze werkruimte is volledig dezelfde als het werken met de Office App (meer info => link).
- Je kan hier deze OneDrive app openen door in het zijvenster links te klikken op het icoontje. Zo kan je in de cloud je bestanden online raadplegen en bewerken.
- Met de knop ‘Nieuw’ heb je de mogelijkheid om heel wat nieuwe documenten aan te maken. Hierbij maak je gebruik van online versies van de programma’s uit het Office-pakket. Door in het document te klikken op de optie ‘Openen in Desktop-app’ wordt het document gedownload op je computer en kun je het daar verder bewerken.
- Met de knop ‘Uploaden’ kan je bestanden / mappen van je pc uploaden naar OneDrive.
WERKWIJZE ONEDRIVE APP
Als je na installatie van Office 365 (zie link) de OneDrive App ter beschikking hebt op je computer, kan je heel efficiënt met je ‘cloudgegevens’ werken. Je dient je enkel aan te melden op je persoonlijke OneDrive-account
In de Windows verkenner zal je dan een mapje ‘OneDrive – KITOS Scholen’ terugvinden en in de taakbalk kan je het OneDrive app venster openen.
Mapje OneDrive in verkenner
Icoontje in taakbalk
De bestanden je aanmaakt, plaatst en/of bewerkt worden automatisch online gesynchroniseerd (= in de cloud geplaatst). Ze zullen dus ook op alle andere toestellen met internetverbinding beschikbaar worden gesteld.
ALGEMEEN BESLUIT: HET GEBRUIK VAN DE ONEDRIVE APP IS EFFICIËNTER TEN OPZICHTE VAN HET WERKEN MET EEN BROWSER.
2.2 Opstart met laptop school
Heb je een laptop van de school ter beschikking? Dan hoef je niet veel stappen te doorlopen. Wanneer je je aanmeldt op dit toestel, dan doe je dit onmiddellijk met je Microsoft-account. Daardoor ben je ook aangemeld op je OneDrive ruimte en heb je automatisch toegang tot al je documenten.
In je Windows verkenner is er automatisch een map ‘OneDrive – KITOS scholen’ ter beschikking met al je mappen en bestanden. Daarnaast kan je in je taakbalk ook op het OneDrive-icoontje klikken.
2.3 Opstart met eigen toestel (niet school)
Werk je met een eigen toestel, dan moet je mogelijk nog eerst Office 365 installeren. Meer info hieromtrent kan je terugvinden via deze link.
Is dit in orde? Dan kan je hieronder de stappen van deeltje 2.4 volgen.
2.4 Opstart tijdelijk toestel (vb. klaslokaal)
Werk je met een tijdelijk toestel op de school (vb. in een klaslokaal), dan kan je ook snel OneDrive opstarten.
Omdat Windows 10 geïnstalleerd is op elk toestel, is de OneDrive App ook standaard geïnstalleerd.
Werkwijze opstart:
- Klik rechtsonderaan in de taakbalk op het OneDrive-icoontje en meld je aan op je Microsoft-account.
- Eens je dit hebt gedaan, verschijnt er in de browser een map ‘OneDrive – KITOS scholen’ en kan je in je taakbalk ook op het OneDrive-icoontje klikken.
3. Hoe beheer ik mijn data op OneDrive?
3.1 Algemeen
Voor het databeheer wordt de focus gelegd op het werken met de OneDrive app. Indien het werken in de browser extra mogelijkheden biedt ten opzichte van het werken in de verkenner, zal dit ook worden behandeld.
Net zoals de mappenstructuur in de Windows Verkenner, is het ook belangrijk dat je je OneDrive-omgeving ordelijk organiseert door te werken met mappen. Mappen én bestanden geef je best ook logische namen.
Voorbeeld mappen:
Eens je mappen en bestanden plaatst binnen de Windows Verkenner, dan is het verstandig om de kolom ‘Status’ te bekijken. Er zijn 4 mogelijkheden:
- Beschikbaar op dit apparaat: De map of het bestand is opgeslagen op uw toestel, maar ook beschikbaar in de cloud (= op het internet).
- Beschikbaar indien online: De map of het bestand is beschikbaar in de cloud, maar nog niet opgeslagen op uw toestel. Door dit te openen, zal het automatisch worden gedownload en beschikbaar worden gesteld (indien er internetverbinding is).
- Synchronisatie (gepland): Hier zijn er meerdere mogelijkheden. Ofwel heeft u momenteel geen internetverbinding, waardoor het bestand niet in de cloud kan worden geplaatst. Ofwel heeft u ingesteld dat het synchroniseren tijdelijk is onderbroken.
- Fout: Er is een probleem met het synchroniseren van een bepaald bestand. Vaak loopt het fout met het synchroniseren van snelkoppelingen (zie bovenstaand instructiefilmpje).
3.2 Gebruik Office Apps binnen OneDrive-omgeving
Wanneer je vanaf je laptop werkt met de bekende Office Apps (Word, Excel, PowerPoint, …), dan heeft het opslaan van je bestanden op OneDrive enkele voordelen.
Werkwijze opslaan bestanden:
- Klik op ‘Bestand’, ‘Opslaan’.
-
- Ben je nog niet aangemeld op je OneDrive-account? Dan klik op op de optie OneDrive en meld je je aan.
- Eens je bent aangemeld, krijg je je als optie voor het opslaan je persoonlijke ‘OneDrive-KITOS Scholen’ omgeving ter beschikking.
- Wanneer je een document binnen jouw OneDrive-ruimte opslaat als een officieel Office-bestand (= Word-document, PowerPoint-presentatie, Excel-werkmap), dan wordt de functie ‘Automatisch opslaan’ geactiveerd.
Dit wil zeggen dat jouw bestand elke 10 minuten automatisch wordt opgeslagen met de laatste wijzigingen.
- Wanneer je een document binnen jouw OneDrive-ruimte opslaat als een officieel Office-bestand (= Word-document, PowerPoint-presentatie, Excel-werkmap), dan wordt de functie ‘Automatisch opslaan’ geactiveerd.
Heb je je bestand opgeslagen als een officieel bestand, dan wordt automatisch opslaan automatisch ingeschakeld.
LET OP: Wanneer je een bestand opslaat in je OneDrive-omgeving, dan zal Office je als bestandstype een ‘OpenDocument’ aanraden. Dit is echter geen officieel bestandsformaat van Office. De functie ‘automatisch opslaan’ wordt zo niet geactiveerd.
Hoe kan je ervoor zorgen dat automatisch het correcte bestandstype wordt gekozen?
- Klik op Bestand, Meer, Opties.
- Kies bij het onderdeel ‘Opslaan’ de correcte indeling voor het opslaan (Word-document, PowerPoint-presentatie, Excel-werkmap, …)
Eens de functie ‘Automatisch opslaan’ wordt geactiveerd, wordt je document om de zoveel tijd opslagen in de cloud.
Wat als je nu niet tevreden bent van bepaalde wijzigingen? Dan kan je teruggaan naar een vroegere versie via de functie ‘versiegeschiedenis’.
Werkwijze:
- Klik bovenaan in de werkruimte op je bestandsnaam.
- Kies voor de functie ‘Versiegeschiedenis’.
- Klik bovenaan in de werkruimte op je bestandsnaam.
- Kies eventueel voor een vroegere versie door erop te klikken.
3.3 OneDrive App
Als je binnen Windows rechtsonderaan klikt op het ‘wolkje’ van OneDrive, dan opent de OneDrive App zich.
Hiermee kan je heel wat zaken bekijken en instellen:
A.
Kies je voor ‘Map openen‘, dan opent de Windows verkenner met de OneDrive-omgeving.
Kies je voor ‘Online weergeven‘, dan wordt er een browser geopend naar de online omgeving.
Kies je voor ‘Help en instellingen‘, dan kan je bepaalde instellingen bekijken en wijzigen
Map openen
Online weergeven
Help en instellingen
Uw OneDrive – KITOS Scholen-map openen: Hiermee open je de Windows verkenner en krijg je toegang tot je OneDrive ruimte.
Online weergeven: Hiermee opent zich een browser en surf je naar je online OneDrive ruimte.
- Synchroniseren onderbreken: Hiermee kan je tijdelijk het synchroniseren (= plaatsen van bestanden van je laptop naar de cloud) onderbreken.
Instellingen:
Tabblad instellingen
- OneDrive automatisch starten wanneer ik me aanmeld bij Windows: Dit dient sowieso te worden aangevinkt!
-
- Synchroniseren automatisch onderbreken wanneer dit apparaat in batterijbesparingsmodus is: Deze optie is heel handig wanneer je werkt met een laptop. Daarvoor stel je best de batterijbesparingsmodus op een correcte manier in.
- Synchroniseren automatisch onderbreken wanneer dit apparaat zich in een netwerk naar gebruik bevindt: Deze optie is belangrijk wanneer je laptop soms verbinden is met een netwerk waar maar een beperkt verbruik mogelijk is. Denk maar aan een 4G verbinding wanneer je met je laptop op internet surft via je telefoonverbinding.
- Melding voordat veel bestanden die ik heb verwijderd van mijn pc, worden verwijderd uit de cloud: Dit is een extra beveiliging wanneer je bestanden/mappen verwijderd uit de cloud. Dit kan je dan nog ongedaan maken.
- Melding wanneer de synchronisatie automatisch wordt onderbroken: Deze melding waarschuwt je wanneer de internetverbinding werd verbroken.
Tabblad account
- Account toevoegen: Hier heb je de mogelijkheid om een extra account (vb. persoonlijke account, andere school) toe te voegen. Deze wordt parallel ter beschikking gesteld.
Tabblad backup maken:
OneDrive is de ideale omgeving om een backup van jouw bestanden te maken. Je kan het instellen dat er een backup wordt gemaakt van je desktop/bureaublad, je documenten en je afbeeldingen.
Tabblad Office
Het is heel handig dat je bij ‘Bestandssamenwerking’ de beschikbare optie aanvinkt. Zo geef je aan alle Office-toepassingen (Word, Excel, …) de toestemming om om bestanden te synchroniseren die je hebt gedeeld met anderen (zie verder op deze pagina).
Bij synchronisatieconflicten (= versie van een collega is nieuwer/ouder/anders dan jouw versie), is het handig dat je de optie krijgt om te kiezen tussen het samenvoegen van de wijzigingen of beide kopieën te behouden.
B.
Hier krijg je een beperkt overzicht van de laatste bestanden die werden geüpload naar de cloudp.
C.
Wanneer er synchronisatieproblemen zijn, bekijk je dit best onmiddellijk. Er zijn enkele veelvoorkomende problemen:
- Snelkoppelingen zorgen voor synchronisatieproblemen.
- Wanneer collega’s gewerkt hebben aan een gedeeld bestand, kan het zijn dat er verschillen zijn tussen jouw versie en de versie van je collega. Dit kan ook voor een probleem zorgen.
3.4 Bestanden / mappen delen
Als je OneDrive geïnstalleerd hebt op je computer, dan kan je ook gemakkelijk bestanden en mappen delen. Er zijn twee manieren om dit te doen:
MANIER 1:
- Selecteer een bestand/map via de Windows Verkenner in je OneDrive-omgeving.
- Druk op de rechtermuisknop en kies voor de optie ‘Delen’.
- Vul de naam in van de persoon of personen waarmee u een map/bestand wenst te delen.
- Standaard zullen de personen met wie u iets deelt een bestand of map (met onderliggende bestanden) kunnen bewerken (= aanpassen). Wens je enkel rechten te geven om iets weer te geven (= te bekijken)? Dan klik je op het potlood en pas je de rechten aan.
-
- Heb je alle personen toegevoegd met wie je wenst te delen? Klik dan op ‘Verzenden’. Diegenen met wie je deelt zullen hiervan op de hoogte worden gebracht.
MANIER 2 (enkel voor bestanden gemaakt binnen Office Apps)
- Wens je een bestand te delen dat werd gemaakt met een Office app (vb. Wordbestand, Excelbestand, PowerPointpresentatie?).
-
- Open dit bestand. Belangrijk: dit bestand moet reeds opgeslaan zijn in je OneDrive-omgeving!
-
- Klik rechtsbovenaan op de functie ‘Delen’. Onderstaand venster verschijnt.
- Selecteer (indien nodig) de ‘OneDrive- KITOS Scholen’ omgeving.
-
- Vul de persoon of personen in met wie je het bestand wenst te delen. Geef ze de nodige rechten (bewerken <=> weergeven). Klik daarna op verzenden.
