1. Bestanden omzetten naar PDF-formaat
Microsoft Word is een veelgebruikte tekstverwerker. Toch bestaan er nog enkele belangrijke alternatieven. Het is enerzijds niet altijd mogelijk om documenten van een andere tekstverwerker te openen. Met andere woorden, wanneer je documenten verspreidt in het Docx-formaat van MS Word, dan bestaat de mogelijk dat niet iedereen deze documenten zal kunnen lezen. Door een bestand te delen in PDF-formaat kan iedereen het document bekijken, ongeacht de tekstverwerker die zij gebruiken. Anderzijds worden door het werken met het PDF-formaat opmaakfouten voorkomen die kunnen ontstaan door verschillen tussen de versies binnen één tekstverwerkingsprogramma (vb. Word 2010 versus Word 2019). PDF is daarom een must voor het verspreiden van officiële documenten zoals CV’s en belangrijke brieven. Om een Microsoft Word-document naar Pdf-formaat om te zetten kun je één van de volgende methodes gebruiken.
Methode 1
- Klik op het tabblad ‘Bestand‘ en klik vervolgens op ‘Opslaan als‘.
- Klik in het dialoogvenster ‘Opslaan‘ als op de pijl in de lijst ‘Opslaan als‘ en klik vervolgens op ‘pdf‘ (Mogelijks klik je eerst op ‘Bladeren‘)
- Klik op ‘Opties‘.
- Controleer of het selectievakje ‘Labels voor documentstructuur voor toegankelijkheid‘ is ingeschakeld en klik op ‘OK‘.
- Typ een logische naam voor het document in het vak ‘Bestandsnaam’.
- Klik op ‘Opslaan‘.
Methode 2
- Klik linksboven in het Lint op het tabblad Bestand.
- Klik op Exporteren.
- Klik rechts op de knop PDF of XPS maken.
- Ga naar de map waarin u het bestand wilt opslaan.
- Typ achter ‘Bestandsnaam‘ de naam die u het bestand wilt geven.
- Laat het vinkje achter Bestand openen na publicerenstaan als u de pdf meteen wilt bekijken. Haal anders het vinkje weg.
- Klik op ‘Opties‘ en controleer of het selectievakje ‘Labels voor documentstructuur voor toegankelijkheid‘ is ingeschakeld en klik op ‘OK’.
- Klik op de knop Publiceren.
- Van het Word-document wordt nu een pdf gemaakt.
OPDRACHT
- Je werkt verder in jouw document ‘2021_Voornaam_Familienaam_Informatica_Fouten’.
- Je maakt een PDF-versie van jouw document, gebruik makend van de methode naar keuze.
- Sla deze PDF op onder dezelfde bestandsnaam (2021_Voornaam_Familienaam_Informatica_Fouten) in het gedeelde mapje op OneDrive. Er zou nu zowel een Word-versie als een PDF-versie van jouw bestand moeten aanwezig zijn in je gedeelde mapje op OneDrive.
2. Sjablonen
Als je regelmatig documenten typt die aan dezelfde NBN-normen moeten voldoen, dan is het handig om te werken met een sjabloon. Een sjabloon is een leeg document dat jij reeds zoals gewenst hebt ingesteld (marges, stijlen, kop- en voettekst, titels, voorblad, automatische inhoudsopgave, …). Je dient in feit alleen nog nieuwe inhoud toe te voegen, de rest is reeds in orde! Dit is dan jouw uitgangspunt voor nieuwe documenten in plaats van dat je telkens opnieuw een bestand hoeft te maken.
Je maakt een sjabloon als volgt aan:
- Je werkt een document volledig af volgens de NBN-normen (zie checklist).
- Je verwijdert alle specifieke inhoud (= inhoud rond het onderwerp van je document).
- Je slaat het document op als een sjabloon. Dit doe je door te klikken op Bestand, ‘Opslaan als‘ en ‘Bladeren’. Kies een juiste plaats en juiste bestandsnaam. Maak duidelijk dat dit een sjabloon is. Kies bij ‘Opslaan Als’ voor ‘Word sjabloon‘. Dit document zal de extensie ‘.dotX’, ‘.dot’ of ‘.dotM’ krijgen.
- Wanneer je vanuit de verkenner dubbelklikt op het sjabloonbestand, dan wordt er automatisch een nieuw document opgestart op basis van dat sjabloon.
OPDRACHT
- Je werkt verder in jouw document ‘2021_Voornaam_Familienaam_Informatica_Fouten’.
- Verwijder alle inhoud van het document, behalve de titelpagina en de inhoudsopgave.
- Pas de titel op het voorblad aan naar ‘Titel’.
- Update je automatische inhoudsopgave via ‘Veld bijwerken’.
- Sla dit nu op als een sjabloon (!!!). Let op dat je dit goed opslaat, zodat je het originele bestand met alle inhoud niet kwijt bent!
- Controleer via de Windows verkenner of je nieuwe sjabloon werkt en of je nog steeds het originele bestand met alle inhoud ter beschikking hebt!
INDIENEN OEFENBESTAND
Ben je klaar met alle opdrachten? Dien dan het bestand ‘2021_Voornaam_Familienaam_Informatica_Fouten’ in via Smartschool in het vak ‘Informatica schakeljaar hoger onderwijs’ (uploadzone)
BELANGRIJK: Je dient zowel het eindbestand van de oefening, als de PDF als het Sjabloon in!
3. Bronnen
https://support.microsoft.com/nl-nl/office/een-sjabloon-maken-86a1d089-5ae2-4d53-9042-1191bce57deb